Guía breve de seguimiento y control de proyectos

¿Qué es el seguimiento y control de proyectos?

El seguimiento y control del proyecto es un proceso utilizado para calibrar y medir el rendimiento del proyecto. El proceso consiste en consultar el plan general del proyecto, comprobar los avances, identificar los problemas que obstaculizan el proceso, encontrar soluciones a los problemas y aplicar los cambios necesarios al proyecto general. El proceso de seguimiento y control del proyecto forma parte de la fase de ejecución del mismo y es un aspecto crucial del sistema de gestión de proyectos.

Básicamente, el seguimiento y el control del proyecto consisten en comparar el estado actual del proyecto con el plan original. Y si hay fallos y problemas, el proceso también implica aplicar medidas correctoras. Por lo general, la supervisión y el control de los proyectos se centran en:

• Comparación de los resultados reales con los previstos

• Evaluar el estado del proyecto para detectar posibles problemas

• Mantener información puntual y precisa sobre el proyecto

• Previsiones

• Supervisión de la aplicación de distintas correcciones para diversos problemas

Importancia

El objetivo último de la supervisión y el control de proyectos es garantizar que el proyecto vaya siempre por buen camino. Como parte de la mayor sistema de gestión de proyectosEl seguimiento y el control desempeñan un papel importante a la hora de terminar el proyecto a tiempo y según el plan original. De este modo, los equipos pueden aprovechar las distintas oportunidades, corregir los problemas de inmediato y realizar los ajustes necesarios.

La supervisión y los controles del proyecto son excelentes para que éste avance sin problemas. Con un seguimiento y control adecuados, será más fácil que los equipos ejecuten las tareas de acuerdo con el calendario y los planes originales.

¿Cuál es la principal diferencia entre supervisión y control de proyectos?

Aunque estos dos conceptos van de la mano, seguimiento y control son dos cosas muy distintas en la gestión de proyectos.

Esencialmente, supervisión de proyectos es el acto de recopilar y comunicar datos e información sobre proyectos. A través de la supervisión, los gestores de proyectos obtienen una vista de pájaro del progreso del proyecto, al tiempo que comunican información relevante a otras partes interesadas.

Control de proyectosPor otro lado, implica todas las medidas adoptadas para garantizar que el proyecto se desarrolle según lo previsto. Normalmente, los controles se realizan a partir de la información del equipo de seguimiento del proyecto.

El proceso de seguimiento y control del proyecto

La supervisión y el control de un proyecto consisten en asegurarse de que se cumple el calendario, se ajusta al presupuesto y las tareas se ejecutan correctamente y de acuerdo con el plan original. Este proceso pretende descubrir problemas y aplicar soluciones antes de que tengan mayores repercusiones en el éxito global del proyecto. He aquí algunas de las etapas clave del proceso de control de proyectos.

Seguimiento de los KPI

Para supervisar eficazmente un proyecto, es necesario disponer de indicadores clave de rendimiento (KPI). Se trata de métricas que muestran si los equipos rinden o no según lo esperado. El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento facilita a los gestores de proyectos la detección de fallos y la pronta aplicación de medidas correctoras.

Solicitudes de control

Cuando los proyectos se desvían del plan, se presentan solicitudes de modificación. Al supervisar un proyecto, es importante hacer un seguimiento de todas estas peticiones y aplicar soluciones de inmediato.

Supervisión del alcance del proyecto

La supervisión del alcance del proyecto garantiza que todos los cambios del proyecto se documenten y verifiquen. Además, así se garantiza que el proyecto siga avanzando hacia su objetivo final.

Identificación de riesgos

Es importante que los equipos identifiquen todos los riesgos que afrontan los trabajadores y el proyecto a lo largo de la ejecución. De ese modo, se elevan los niveles de seguridad del proyecto al tiempo que se crea un entorno de trabajo más seguro y eficiente.

Comunicación

Por último, el seguimiento y el control de los proyectos implican una comunicación constante entre gestores, partes interesadas y empleados. Para que un proyecto siga su curso, es importante que todos estén de acuerdo, lo que sería imposible sin una comunicación adecuada.

¿Cuáles son las mejores prácticas de seguimiento y control de proyectos?

Cada organización enfoca el seguimiento y control de los proyectos de forma diferente. No obstante, a continuación se exponen algunas de las mejores prácticas de seguimiento y control de proyectos que pueden ayudar a agilizar el proceso con su equipo:

• Utilice software de supervisión y control para facilitar el proceso.

• Crear una estructura adecuada de funciones y responsabilidades.

• Adopte un enfoque analítico a la hora de medir los resultados.

• Aplique los cambios y controles de forma segura y adecuada.

• Establezca líneas de comunicación claras.

• Planifique los contratiempos y adopte medidas preventivas cuando sea posible.